Электронная трудовая книжка: что нужно знать каждому сотруднику?

Напоминаем, что в России вводятся электронные трудовые книжки (сведения о трудовой деятельности), соответствующие изменения внесены в Федеральные законы «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования» и в Трудовой кодекс РФ.

Давайте разберёмся, что такое электронная трудовая книжка и что изменится для граждан с её введением.

Что такое электронная трудовая книжка? Какие в ней содержатся сведения?

Трудовая книжка - это информация, сведения о трудовой деятельности, которые хранятся в электронной базе данных, своевременно пополняются, они защищены от удаления и искажения, и предоставляются владельцу электронной книжки (работнику), государственным органам и сторонним лицам в соответствии с установленными нормами и правилами.

По сути, электронная трудовая книжка – это один из разделов Вашего индивидуального лицевого счёта в системе электронного персонифицированного учёта Пенсионного страхования.

Сведения электронной трудовой книжки повторяют сведения бумажной, в частности, в ней указаны места Вашей работы, сведения о работодателе, даты приёма на работу, даты и основания увольнения с работы, должности, которые Вы занимали, сведения о трудовом стаже, сведения о переводах на другие работы, совместительствах и совмещениях на работе, периоды замещения государственных и муниципальных должностей, иные сведения.

Не вносятся, и не хранятся в системе электронных данных сведения о Вашем образовании и поощрениях.

Возможно, что законодателем будет дополняться перечень обязательных для внесения сведений. В частности, на данный момент обсуждается необходимость подачи данных о получении работником новых профессиональных навыков (новой квалификации).

Как ведётся трудовая книжка, кем пополняются сведения?

Начиная с 2020 года, каждый Работодатель обязан начинать подавать в базу данных вышеуказанные сведения электронных трудовых книжек о работниках в следующих случаях:

- если с начала 2020 года производится приём на работу Работника, его увольнение, перевод на другую постоянную работу;

- если Работник подал заявление о ведении с 01.01.2020 года трудовой книжки в электронном виде, либо подал заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде;

Сведения о трудовой деятельности по всем без исключения сотрудникам (по состоянию на 01.01.2020 года) Работодатель предоставляет в Пенсионный фонд не позднее 15 февраля 2021 года. То есть, данные электронных книжек рано или поздно будут заполнены в любом случае.

В чём преимущества электронной трудовой книжки?

Трудовую книжку не подделать. Все сведения хранятся в электронном виде, учитываются Пенсионным фондом, доступ к электронным базам данным строго регламентирован. Внесение любых изменений, а также удаление информации идёт строго по установленным правилам.

Трудовая книжка не может быть утеряна или украдена, ей не могут завладеть недобросовестные лица. Все данные в электронном виде находятся в руках владельца базы данных – Пенсионного фонда РФ. Ранее случались случаи шантажа сотрудника со стороны работодателя, в частности, последний отказывался выдавать трудовую книжку. Теперь это будет невозможно.

Не нужно делать копии при обращении. Любые обращения в государственные и муниципальные инстанции, в том числе, в целях предоставления государственных услуг не потребуют предоставления копии трудовой книжки, поскольку у них уже будет доступ к соответствующим электронным базам данных. Правда, касается это исключительно новых сведений, то есть данных о трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020 года.

Как можно будет получить на руки, данные электронной трудовой книжки?

Такие данные получаются следующими способами:

1. У Работодателя, по последнему месту работы (за период работы у данного Работодателя). Сведения предоставляются в бумажной форме или в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью (если она имеется у Работодателя). Работодатель обязан предоставить такие сведения в двух случаях: в случае увольнения с работы – в день увольнения, а также по письменному заявлению сотрудника – в течение трёх дней со дня подачи такого заявления.

2. В Пенсионном фонде РФ. Данные предоставляются либо в бумажной форме (заверенной надлежащим образом), либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

3. Через Единый портал государственных услуг. Портал предоставляет данные только в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

4. В многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг («Мои документы»). Там данные могут быть представлены на бумажном носителе.

Что делать, если в электронной трудовой книжке обнаружены ошибки и неточности? Ответственность Работодателя.

Представьте, что Вами получены сведения из Вашей электронной трудовой книжки, и Вы обнаружили, что в неё внесено не всё, или данные внесены с ошибками и неточностями. Что в этом случае нужно делать?

Всё просто, нужно обратиться с соответствующим заявлением к работодателю, который обязан в установленном порядке внести с систему данных персонифицированного учёта изменения и дополнения.

Важно! Если Работодатель внёс в электронную трудовую книжку ложные или неверные данные об основаниях и (или) причинах Вашего увольнения, и это препятствовало Вашему приёму (устройству) на новую работу, то он обязан оплатить Вам всё время вынужденного прогула.

Бумажная или электронная трудовая книжки: право выбора.

До конца 2020 года Вам представит определиться и сделать выбор:

- вести трудовую книжку в бумажном виде – по старым правилам (в соответствии с правилами. Установленными ст. 66 Трудового кодекса РФ);

- вести электронную трудовую книжку, то есть, формировать информацию в электронном виде в соответствии с правилами, установленными ст. 66.1 Трудового кодекса РФ. В этом случае бумажная трудовая книжка будет выдана Вам Работодателем на руки, и он не несёт ответственность за её ведение и сохранность.

Такой выбор совершается в форме соответствующего заявления, которое должно быть подано Вами на имя Работодателя в течении 2020 года.

Если заявление Вами не подано, то Работодатель ведёт трудовую книжку в бумажном виде по старым правилам.

Можете ли вы передумать, и попросить работодателя вести трудовую книжку в электронном виде? Да, такая возможность предусмотрена законодательством. Соответствующие заявления можно подать текущему работодателю (в письменной форме), каждому последующему работодателю – при устройстве на новую работу.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, то до 31 декабря 2020 года Работник так же делает выбор между ведением трудовой книжки в бумажном или электронном виде.

Если сотрудник принимается впервые на работу после 31 декабря 2020 года, то бумажная трудовая книжка не заводится и не ведётся, все сведения о трудовой деятельности учитываются в электронном виде.

Важно. Храните бумажную трудовую книжку!

Если Вы получили бумажную трудовую книжку на руки (выбрали электронную трудовую книжку), важно её хранить. Почему?

Пока отлажен и прописан механизм внесения и хранения в системе электронной информации только по последнему месту работы, то есть по состоянию на 01.01.2020 года.

Все сведения о Ваших местах работы за все предыдущие периоды (у прошлых работодателей) в систему персонифицированного учёта информации о трудовой деятельности не внесены.

Это не означает, что этой информации у Пенсионного фонда нет. Так или иначе, часть информации Пенсионным фондом получается от работодателей ещё с 1997 года (начало пенсионной реформы). Каким образом будет производится её внесение (и будут ли они вообще вносится в систему персонифицированного учёта?) в нормативных актах (законах и инструкциях) не указано. Скорее всего, эта работа будет производиться Пенсионным фондом централизовано и поэтапно в течении длительного периода времени.

Для того, чтобы Ваши утверждения в резюме и анкетах при устройстве на новые места работы не были голословными, для того, чтобы Вы могли подтвердить стаж и квалификацию за весь период Вашей трудовой деятельности документально, используйте бумажную трудовую книжку. Храните её и берегите от утери.

Какой сделать выбор: бумажная или электронная?

Совет первый: Не спешите! Неразбериха с новыми правилами будет длиться, как минимум, несколько месяцев. Если у Вас надёжный Работодатель и Вы спокойны за сохранность трудовой книжки, - вполне можете оставить её у Работодателя.

Совет второй: Если Вам выгодно – заберите бумажную трудовую книжку у Работодателя.Теперь Вы можете это сделать легально.Если, по каким-то причинам, Вы хотите держать трудовую книжку при себе, то напишите заявление о её ведении в электронной форме, и тогда бумажная трудовая книжка будет выдана Вам на руки.

Совет третий. Вовремя запасайтесь копией электронной трудовой книжки - сведениями о трудовом стаже. Если Вы планируйте устраиваться на новую работу, запросите такие данные заранее, пригодятся на собеседовании. Выше, мы описали, где и в какой форме их можно будет получить.

Фото: ТАСС