> реклама на сайте  > карта сайта

Как автоматизировать бизнес?

21:51, 31  января  2017
Пять шагов для автоматизации внутренних и внешних процессов компании
Как автоматизировать бизнес?

Наверняка каждый слышал об удобствах и эффективности автоматизированного бизнеса. Так, правильно организовав работу с сотрудниками и базой клиентов, можно на порядок выше поднять эффективность работы, а значит и увеличить прибыль.

Однако многим компаниям не удается до конца автоматизировать бизнес по некоторым причинам:

1. При внедрении специально направленной программы сотрудникам достаточно сложно перейти на работу с ней.
2. Бизнес-процесс сложно переносить в строгие рамки таблицы.

Именно поэтому купленная программа полностью не используется и работа возвращается уже к привычному Excel.

Однако если правильно установить в своей компании программу, то удастся не только значительно облегчить работу, но и увеличить прибыль.

Первый шаг - Процесс

Для начала следует понять, с какими аспектами будет работать программа, поэтому следует ответить на несколько вопросов:

• какие конкретные задачи выполняют сотрудники?
• почему возникают сложности при решении этих задач?

Следует автоматизировать выявленные руководством все участки работы, на которых часто случаются проблемы, из-за чего задерживается весь процесс. Также определите ответственных и контролирующих процесс сотрудников. Поэтому выстраивайте процесс работы таким образом, чтобы данные автоматически передавались между сотрудниками от начала и до завершения проекта.
реклама


Второй шаг - Таблицы


С данными, как и с деньгами, следует обращаться аккуратно. Поэтому, чтобы правильно организовать обмен информации и истории, следует создать таблицы по параметрам:

• клиенты (имя клиента, его реквизиты, контактный телефон, адрес);
• заявки (описание заявки, информация за выполнение, срок, статус);
• счета (указать информации компании, на которую выписан счет, сумму с/без НДС, оплата, остаток оплаты).

Перед запуском в работу таблиц следует протестировать их. Затем при необходимости добавлять другие.

Третий шаг – Доступ

Некоторые данные невозможно увидеть в открытом доступе в связи с безопасностью. Чтобы понять, какая информацию и каким сотрудникам будет доступна, следует:

• конкретно распределить сотрудников на группы в бизнес-процессе;
• определить данные для работы каждой группы.

Кроме доступа к конкретной информации, следует продумать дополнительно добавление и удаление записей, импорт и экспорт данных.
реклама

Четвертый шаг – Рассылки

Одним из способов автоматизации является рассылка смс клиентам через интернет. Текст для рассылки следует продумать и заранее создать его таким образом, чтобы каждый клиент почувствовал себя значимым для компании, поэтому система сама может подставить имя клиента (женское/мужское) и смысл текста останется прежним.

Пятый шаг – Напоминание

Обо всех изменениях в компании должен знать каждый сотрудник, поэтому напоминание – один из быстрых способов уведомления сотрудников. Напоминание отражается на рабочей странице программы, а также может прийти по смс или на электронную почту. Также можно добавить конкретные напоминания: «Изменился статус заказа» или «У вас новое задание».

Сделав свой бизнес автоматизированным, вы убедитесь, что это эффективно и прибыльно.
Наверняка каждый слышал об удобствах и эффективности автоматизированного бизнеса. Так, правильно организовав работу с сотрудниками и базой клиентов, можно на порядок выше поднять эффективность работы, а значит и увеличить прибыль.

Однако многим компаниям не удается до конца автоматизировать бизнес по некоторым причинам:

1. При внедрении специально направленной программы сотрудникам достаточно сложно перейти на работу с ней.
2. Бизнес-процесс сложно переносить в строгие рамки таблицы.

Именно поэтому купленная программа полностью не используется и работа возвращается уже к привычному Excel.

Однако если правильно установить в своей компании программу, то удастся не только значительно облегчить работу, но и увеличить прибыль.
реклама

Первый шаг - Процесс

Для начала следует понять, с какими аспектами будет работать программа, поэтому следует ответить на несколько вопросов:

• какие конкретные задачи выполняют сотрудники?
• почему возникают сложности при решении этих задач?

Следует автоматизировать выявленные руководством все участки работы, на которых часто случаются проблемы, из-за чего задерживается весь процесс. Также определите ответственных и контролирующих процесс сотрудников. Поэтому выстраивайте процесс работы таким образом, чтобы данные автоматически передавались между сотрудниками от начала и до завершения проекта.

Второй шаг - Таблицы

С данными, как и с деньгами, следует обращаться аккуратно. Поэтому, чтобы правильно организовать обмен информации и истории, следует создать таблицы по параметрам:

• клиенты (имя клиента, его реквизиты, контактный телефон, адрес);
• заявки (описание заявки, информация за выполнение, срок, статус);
• счета (указать информации компании, на которую выписан счет, сумму с/без НДС, оплата, остаток оплаты).

Перед запуском в работу таблиц следует протестировать их. Затем при необходимости добавлять другие.

Третий шаг – Доступ
реклама
Некоторые данные невозможно увидеть в открытом доступе в связи с безопасностью. Чтобы понять, какая информацию и каким сотрудникам будет доступна, следует:

• конкретно распределить сотрудников на группы в бизнес-процессе;
• определить данные для работы каждой группы.

Кроме доступа к конкретной информации, следует продумать дополнительно добавление и удаление записей, импорт и экспорт данных.

Четвертый шаг – Рассылки

Одним из способов автоматизации является рассылка смс клиентам через интернет. Текст для рассылки следует продумать и заранее создать его таким образом, чтобы каждый клиент почувствовал себя значимым для компании, поэтому система сама может подставить имя клиента (женское/мужское) и смысл текста останется прежним.

Пятый шаг – Напоминание

Обо всех изменениях в компании должен знать каждый сотрудник, поэтому напоминание – один из быстрых способов уведомления сотрудников. Напоминание отражается на рабочей странице программы, а также может прийти по смс или на электронную почту. Также можно добавить конкретные напоминания: «Изменился статус заказа» или «У вас новое задание».

Сделав свой бизнес автоматизированным, вы убедитесь, что это эффективно и прибыльно.

Читайте также

Комментарии

Загрузка комментариев...